Meski hampir sama, tetapi tetap ada perbedaan hal-hal yang harus dikerjakan di pengelolaan siswa. Di mana pengelolaan siswa pada semester genap lebih sederhana dan hanya dilakukan jikalau diharapkan atau terdapat perubahan data siswa.
Untuk memudahkan para PTK, Operator Madrasah, dan Kepala Madrasah, merekap daftar tahapan dan kiprah yang harus dilaksanakan dalam melaksanakan pemutakhiran data Simpatika di semester genap. Baik yang harus dikerjakan oleh PTK, Kepala Madrasah, maupun Operator Madrasah. merekapnya dalam 25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap.
Namun sebelumnya, perlu dipahami bahwa akun dalam simpatika terdiri atas beberapa macam yang masing-masing mempunyai kiprah dan tanggung jawab yang sanggup jadi berbeda. Macam akun tersebut adalah:
Berikut 25 hal yang musti dilaksanakan dalam melaksanakan pemutakhiran Simpatika di Semester Genap.
1. Registrasi PTK Baru
Registrasi PTK gres ialah mendaftarkan PTK gres yang sebelumnya belum mempunyai akun Simpatika. Sedang bagi PTK yang melaksanakan mutasi cukup melaksanakan mekanisme mutasi. Waktu pelaksanaan pendaftaran PTK gres ialah sebelum mencetak S25a (Ajuan Keaktifan Kolektif oleh Kepala Madrasah).
Registrasi PTK gres terdiri atas beberapa tahapan yang secara garis besar ialah sebagai berikut:
7. Pengajuan Sekolah Non Induk (S20)
Guru sanggup mengajar di dua atau lebih sekolah. satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Hal ini dilaksanakan untuk memenuhi ketentuan beban mengajar yang harus 24 JTM.
Pengajuan sekolah non induk dilakukan oleh PTK, cukup sekali untuk setiap madrasah non induk. Caranya adalah:
Bagi yang tidak membutuhkan madrasah non-induk, tentu tidak perlu melaksanakan tahapan ini.
Untuk memudahkan para PTK, Operator Madrasah, dan Kepala Madrasah, merekap daftar tahapan dan kiprah yang harus dilaksanakan dalam melaksanakan pemutakhiran data Simpatika di semester genap. Baik yang harus dikerjakan oleh PTK, Kepala Madrasah, maupun Operator Madrasah. merekapnya dalam 25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap.
Namun sebelumnya, perlu dipahami bahwa akun dalam simpatika terdiri atas beberapa macam yang masing-masing mempunyai kiprah dan tanggung jawab yang sanggup jadi berbeda. Macam akun tersebut adalah:
- Akun PTK. Adalah akun yang dimiliki oleh setiap PTK yang harus dikelola oleh masing-masing PTK yang bersangkutan. Terdapat serangkaian tahapan yang kemudian menjadi tanggung jawab masing-masing PTK.
- Akun Kepala Madrasah. Adalah akun PTK yang menerima kiprah suplemen sebagai Kepala Madrasah. Pada akun Kepala Madrasah terdapat dua jenis layanan yakni layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin).
- Layanan PTK menyerupai halnya akun PTK lainnya namun dengan beberapa sajian tambahan.
- Layanan Madrasah (Admin), ialah layanan yang berisikan menu-menu pengelolaan madrasah, PTK, dan kesiswaan.
- Akun Operator Madrasah. Operator Madrasah merupakan PTK yang diberi mandat oleh Kepala Madrasah untuk membantu mengelola layanan madrasah. Sehingga pada akun operator ini akan terdapat dua layanan yakni kayanan PTK (layaknya PTK lainnya) dan Layanan Madrasah (Admin)
- Akun Institusi. Adalah akun untuk mengangkat dan menonaktifkan operator madrasah.
- Akun Admin Kabupaten/Kota, Kanwil, LPTK, dan lainnya.
Baca Juga:
- 15 Hal yang Harus Dikerjakan Operator dan Kamad di Simpatika
- 11 Hal di Simpatika yang Harus Dikerjakan PTK
25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap ini disajikan lengkap dengan siapa yang harus mengerjakan apakah PTK, Kepala Madrasah, ataukah Operator Madrasah. Pun urutannya disusun menurut timeline tahapan yang terdiri atas:
- Sebelum Pengajuan S25 (Keaktifan Kolektif)
- Sebelum Cetak SKAKPT (S36c/d)
- Rutin Setiap Bulan
- Kapan Saja
25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap
Berikut 25 hal yang musti dilaksanakan dalam melaksanakan pemutakhiran Simpatika di Semester Genap.
| NO | KEGIATAN | JENIS AKUN | WAKTU | KET | |||
| PTK | OPM | KAMAD | INSTITUSI | ||||
| 1 | Registrasi PTK Baru | x | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | |
| 2 | Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK | x | Sebelum S25 | ||||
| 3 | Pengelolaan Siswa dan Rombel | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 4 | Update Biodata PTK | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 5 | Mutasi Madrasah Induk | x | Sebelum S25 | Jika ada | |||
| 6 | Alih Fungsi PTK | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 7 | Pengajuan Sekolah Non Induk | x | Sebelum S25 | Jika ada | |||
| 8 | Persetujuan Sekolah Non Induk | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 9 | Melakukan Non Aktif PTK | x | x | Kapan Saja | Jika ada | ||
| 10 | Mengangkat Pejabat Sekolah | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 11 | Mengangkat Wali Kelas | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 12 | Edit Ekuivalensi Guru | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 13 | Edit JTM Guru BK/TIK | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 14 | Isi Jadwal Kelas Mingguan | x | x | Sebelum S25 | |||
| 15 | Cek Analisa Tunjangan | x | Sebelum S25 | ||||
| 16 | Ajuan Keaktifan Kolektif (S25) | x | Sebelum S25 | ||||
| 17 | Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c) | x | Setelah S25 | ||||
| 18 | Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a) | x | Setelah S29a/b/c | ||||
| 19 | Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d) | x | Setelah Pengesahan S29a/b/c | ||||
| 20 | Mengajukan Dispensasi Kelayakan | x | Sebelum S36 | Jika ada | |||
| 21 | Absensi Elektronik | x | x | Rutin | |||
| 22 | Cetak S35/Rekap Absensi Bulanan | x | x | Rutin | |||
| 23 | Cetak SKAKPT (S36c/d) | x | Rutin | ||||
| 24 | Mengangkat Operator Madrasah | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 25 | Reset Password PTK (Kepala Madrasah) | x | x | Kapan Saja | Jika ada | ||
1. Registrasi PTK Baru
Registrasi PTK gres ialah mendaftarkan PTK gres yang sebelumnya belum mempunyai akun Simpatika. Sedang bagi PTK yang melaksanakan mutasi cukup melaksanakan mekanisme mutasi. Waktu pelaksanaan pendaftaran PTK gres ialah sebelum mencetak S25a (Ajuan Keaktifan Kolektif oleh Kepala Madrasah).
Registrasi PTK gres terdiri atas beberapa tahapan yang secara garis besar ialah sebagai berikut:
- PTK mengisi Formulir A05 dan menyerahkannya ke Kepala Madrasah
- Operator Madrasah atau Kepala Madrasah melaksanakan Entri A05 ke sistem (menu Registrasi PTK Level 1) sampai tercetak S02
- PTK melaksanakan Aktivasi Akun PTK dan Pengisian Data sampai tercetak S03
- Operator Madrasah atau Kepala Madrasah melaksanakan Entri S03 sampai tercetak S05 dan S07
- PTK menyerahkan S07 ke Admin Kab/Kota
- Admin Kab/Kota melaksanakan Verval S07 sampai tercetak S08
Jika madrasah tidak mendapatkan guru baru, maka mekanisme ini tidak perlu dilaksanakan.
| Registrasi PTK Baru | |
| Tanggung jawab | PTK dan Kamad (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika ada |
2. Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK
Setiap awal semester, masing-masing PTK wajib untuk melaksanakan mekanisme keaktifan diri dan mencetak Kartu Simpatika. Tahapan ini sangat penting, lantaran PTK yang tidak melaksanakannya akan dianggap nonaktif oleh sistem. Pun akan menghambat keaktifan Kepala Madrasah dan Pengawas Madrasah. Karenanya setiap Kepala Madrasah harus ikut mengecek keaktifan guru di madrasahnya. dan pengawas madrasah harus mengecek keaktifan setiap guru binaannya.
Untuk melaksanakan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik sajian "Keaktifan". Pada pecahan kanan, klik "Cetak Kartu".
Untuk melaksanakan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik sajian "Keaktifan". Pada pecahan kanan, klik "Cetak Kartu".
| Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Sekali di Awal Semester |
3. Pengelolaan Siswa dan Rombel
Pengelolaan siswa dan rombongan berguru di semester genap sifatnya hanya mengedit data pada semester sebelumnya. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan jikalau terdapat mutasi siswa atau perubahan rombel. Jika tidak maka tidak perlu. Sedang yang bertanggung jawab melaksanakannya ialah Kepala Madrasah yang sanggup mewakilkannya kepada operator madrasah.
Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini sanggup dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.
Biodata langsung dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, sanggup jadi mengalami perubahan. Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melaksanakan updating di layanan Simpatika.
Cara dan tahapan update biodata adalah:
Jika tidak ada data langsung yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.
PTK sanggup melaksanakan mutasi sekolah induk (satminkal). Terdapat beberapa jenis mutasi. Namun secara umum langkah-langkahnya ialah sebagai berikut:
Alih fungsi ialah perubahan kiprah dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS.
Alih fungsi PTK dilakukan oleh PTK dengan tahapan sebagai berikut:
Pengelolaan siswa dan rombongan berguru di semester genap sifatnya hanya mengedit data pada semester sebelumnya. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan jikalau terdapat mutasi siswa atau perubahan rombel. Jika tidak maka tidak perlu. Sedang yang bertanggung jawab melaksanakannya ialah Kepala Madrasah yang sanggup mewakilkannya kepada operator madrasah.
Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini sanggup dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.
| Pengelolaan Siswa dan Rombel | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika diperlukan |
4. Update Biodata PTK
Biodata langsung dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, sanggup jadi mengalami perubahan. Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melaksanakan updating di layanan Simpatika.
Cara dan tahapan update biodata adalah:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik salah satu sajian di kelompok sajian Portofolio.
- Untuk melaksanakan update data klik tombol ikon 'tambah data' atau 'edit data' yang tersedia kemudian isikan data yang diinginkan
- Lanjutkan proses pengisian sampai muncul pesan "Anda telah melaksanakan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara'
- Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S12
- Kirim S12 ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan perubahan data
- Setelah disetujui (terbit S13) perubahan akan tercatat permanen di sistem Simpatika
Jika tidak ada data langsung yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.
| Update Biodata PTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |
5. Mutasi Madrasah Induk PTK (SM01 atau SM02)
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik sajian Mutasi
- Klik 'Cetak Surat Ajuan'
- Pilih provinsi dan kabupaten instansi tujuan
- Cari nama madrasah tujuan dengan memasukkan NPSN atau nama madrasah
- Klik nama madrasah yang dituju
- Cetak Surat Ajuan Mutasi (SM01)
- Ajukan SM01 ke Admin Kab/Kota
| Mutasi Madrasah Induk | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika diperlukan |
6. Alih Fungsi PTK (S16)
Alih fungsi PTK dilakukan oleh PTK dengan tahapan sebagai berikut:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik sajian Alih Fungsi kemudian isi form yang muncul
- Klik Lanjut kemudian isi form yang tersedia
- Lanjutkan tahapannya sampai muncul pesan "Anda telah melaksanakan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara' di pecahan atas.
- Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S16
- Ajukan S16 ke Admin Kab/Kota
| Alih Fungsi PTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Kapan Saja |
| Keterangan | Jika diperlukan |
Guru sanggup mengajar di dua atau lebih sekolah. satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Hal ini dilaksanakan untuk memenuhi ketentuan beban mengajar yang harus 24 JTM.
Pengajuan sekolah non induk dilakukan oleh PTK, cukup sekali untuk setiap madrasah non induk. Caranya adalah:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik sajian 'Sekolah Non Induk'
- Klik ikon 'tambah' di pojok kanan atas
- Pilih sekolah tujuan/sekolah non induk, isi jabatan di sekolah non induk, pilih tahun bertugas,
- Klik Tambahkan untuk mencetak S20 (Ajuan Sekolah Non Induk)
- Serahkan S20 tersebut ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju untuk dilakukan persetujuan.
Bagi yang tidak membutuhkan madrasah non-induk, tentu tidak perlu melaksanakan tahapan ini.
| Ajuan Sekolah Non Induk | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
8. Persetujuan Sekolah Non Induk (S21)
Merupakan kelanjutan dari proposal sekolah non induk. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju perlu melaksanakan persetujuan sekolah non induk dengan mencetak S21.
Untuk melaksanakan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian menentukan sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
9. Melakukan Non Aktif PTK (SM04) dan Ijin Belajar (SM07)
PTK sanggup dinonaktifkan dengan alasan pensiun, meninggal dunia, mengundurkan diri, tidak memenuhi syarat, atau lantaran lain dengan cara menerbitkan SM04. Sedang bagi yang cuti kiprah berguru dicetakkan SM07.
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti kiprah belajar, Kepala Madrasah atau Operator Madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
10. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)
Pejabat sekolah yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga Kepala Sekolah hanya perlu melaksanakan tahap ini jikalau terdapat perubahan.
Pejabat ini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka.
Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Setelah tercetak S30 usikan ke Admin Kab/Kota.
11. Mengangkat Wali Kelas
Wali kelas yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan oleh Kamad/Operator jikalau terdapat perubahan wali kelas atau rombongan belajar.
Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator dengan masuk ke layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.
12. Edit Ekuivalensi Guru
Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan dihitung sebagai beban kerja sebesar 1 - 2 jam ekuivalen.
Untuk melaksanakan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui ke layanan Madrasah (Admin). Selanjutnya pilih sajian Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.
13. Edit JTM Guru BK/TIK
Agar jam tatap muka guru BK/TIK sanggup otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, harus melaksanakan edit JTM guru BK/TIK.
Edit JTM Guru BK/TIK ini dilakukan oleh Kamad atau Operator melalui layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
14. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian aktivitas kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi kiprah Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK sanggup ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan sajian Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui sajian keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui layanan Madrasah (Admin) dengan mengklik sajian Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.
15. Cek Analisa Tunjangan
Setelah tahapan pengisian aktivitas mengajar, edit JTM guru BK/TIK, edit ekuivalensi guru, pengangkatan wali kelas dan pejabat madrasah, setiap PTK hendaknya mengecek analisa kelayakan di akun masing-masing. Ini terutama bagi guru akseptor TPG, Tunjangan Intensif, dan pemberian lainnya.
Setelah semuanya benar dan sesuai, Kepala Madrasah sanggup melanjutkan ke tahapan berikutnya yakni pengajuan Keaktifan Kolektif.
16. Ajuan Keaktifan Kolektif (S25)
Setelah tahapan-tahapan sebelumnya terselesaikan, sekarang saatnya Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a). Setelah diajukan, maka beberapa fitur akan otomatis terkunci oleh sistem sehingga tidak sanggup dilakukan perubahan kembali.
Untuk melaksanakan proposal Keaktifan Kolektif, kepala madrasah masuk ke akun PTK-nya kemudian pada sajian Keaktifan, klik tombol Ajukan Verval sampai tercetak form S25a.
Ajukan form S25a ke admin Kab/Kota untuk menerima persetujuan sampai diterbitkan form S25b. Setelah itu, tombol proposal verval akan bermetamorfosis "Cetak Kartu". Lakukan penyetakan kartu GTK.
Pastikan melaksanakan pengarsipan form S25a dalam bentuk soft copy dan hard copy. Karena biasanya dalam beberapa keperluan dibutuhkan untuk melampirkan form ini. Sedang jikalau telah disetujui. form S25a tidak sanggup dicetak ulang.
17. Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c)
Setelah Ajuan Keaktifan Kolektif disetujui oleh Admin Kab/Kota, tahapan selanjutnya ialah Ajuan SKMT dan SKBK yang dilakukan oleh setiap PTK. Pada tahapan ini yang pertama kali dilakukan ialah masing-masing PTK mencetak Ajuan SKMT.
SKMT sendiri terdiri tas tiga jenis, yaitu S29a (ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk), S29b (ajuan SKMT bagi guru yang mempunyai madrasah non induk kemenag), dan S29c (ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud).
Untuk mencetak S29a, S29b, dan S29c, PTK masuk ke akunnya dan mengklik menu SKBK & SKMT. Di pecahan kanan, klik 'Cetak Surat'.
18. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)
Setelah guru melaksanakan Ajuan SKMT (S29a. S29b, dan S29c), kepala madrasah melaksanakan pengakuan dan evaluasi SKMT di akunnya. Caranya kepala madrasah masuk ke akunnya (layanan PTK) lalu pilih sajian SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai. Lakukan evaluasi sampai tercetak Form Lampiran S29a.
19. Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)
Setelah kepala madrasah melaksanakan pengakuan dan evaluasi SKMT maka pada sajian "SKBK & SKMT" di akun masing-masing PTK akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Jika belum muncul berarti kepala madrasah belum melaksanakan penilaian.
Cetak S29d (Pengantar Pengajuan SKBK) dan usikan ke Admin kabupaten/kota dengan dilengkapi S29a, S29b dan S29c (bagi yang mempunyai non induk) dan Lampiran S29a, S29b, S29c untuk mendapatkan persetujuan SKBK.
Persetujuan SKBK ditandai dengan munculnya tombol Cetak SKBK (S29d) di akun masing-masing PTK pada sajian "SKBK & SKMT". Cetak S29d tersebut.
20. Mengajukan Dispensasi Kelayakan
Bagi beberapa guru dengan kasus tertentu, SKBK yang dicetak menyatakan jikalau tidak layak mendapatkan tunjangan. Penyebabnya sanggup jadi lantaran rasio guru : siswa yang tidak terpenuhi. Bagi yang tidak memenuhi syarat sanggup mengajuka Dispensasi Kelayakan.
Terkait dispensasi, baca: Dispensasi untuk Rasio Guru Siswa di RA/Madrasah
21. Absensi Elektronik
Tugas dan tanggung jawab kepala madrasah berikutnya ialah melaksanakan ketidakhadiran kehadiran guru setiap hari. Meski harian, ketidakhadiran kehadiran sanggup dilakukan sekaligus untuk beberapa hari ke belakang dalam bulan tersebut.
Cara melaksanakan pengisian Absensi Kehadiran Guru ialah sebagai berikut:
22. Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan)
S35 atau Rekap Absensi Kehadiran Guru sanggup dicetak untuk setiap bulannya. Menunya terdapat di akun Kepala Madrasah (Layanan Madrasah) pada sajian "Pendidik & Tenaga Kependidikan" >> "Absensi" >> "Lihat Absensi - Absensi Guru" >> Tombol Cetak.
Penyetakan sanggup dilakukan setiap hari terakhir bulan tersebut atau setelahnya dan sanggup dicetak berulang kali.
23. Cetak SKAKPT (S36c/d)
Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT terdiri atas S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS). Diterbitkan secara otomatis setiap bulan bagi guru-guru yang layak mendapatkan tunjangan.
Untuk mencetaknya, PTK cukup login ke akunnya masing-masing kemudian mengklik sajian "SKAKPT" sampai muncul daftar SKAKPT perbulannya. Silakan klik gambar printer pada bulan yang diinginkan.
Baca: Aturan Terbaru Terkait Penerbitan SKAKPT (S36c/d) | Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPT di Simpatika
24. Mengangkat Operator Madrasah
Untuk membantu Kepala Madrasah dalam mengelola akun Simpatika Layanan Madrasah, Kepala Madrasah sanggup mengangkat operator madrasah. Pada akun Operator Madrasah akan muncul dua jenis layanan yakni Layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin). Layanan PTK untuk mengelola akun pribadinya, sedang Layanan Madrasah untuk mengelola akun sekolah mulai dari pengelolaan siswa, pengaturan aktivitas mengajar, sampai ketidakhadiran kehadiran guru.
Tanggung jawab pengelolaan akun Layanan Madrasah (Admin) tetap pada Kepala Madrasah. Operator hanya bersifat membantu secara teknis saja.
Untuk mengangkat seorang operator madrasah, Kepala Madrasah masuk ke Simpatika dengan memakai username ID Madrasah. ID Madrasah berupa 8 digit angka. Jika lupa ID Madrasah dan password, silakan menghubungi admin Kab/Kota.
25. Reset Password PTK (Kepala Madrasah)
Password setipa PTK di madrasah sanggup direset oleh Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah melalui akun simpatika layanan Madrasah (Admin). Karena itu jikalau ada PTK yang lupa username dan password untuk login ke Simpatika silakan dilakukan reset password.
Baca: 2 Cara Reset Password Simpatika yang Lupa
Itulah 25 hal yang harus dikerjakan di Simpatika pada semester genap ini. Semoga bermanfaat bagi PTK, operator madrasah, maupun kepala madrasah dalam mengelola pemutakhiran data simpatika si semester genap ini.
Merupakan kelanjutan dari proposal sekolah non induk. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju perlu melaksanakan persetujuan sekolah non induk dengan mencetak S21.
Untuk melaksanakan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian menentukan sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
| Persetujuan Sekolah Non Induk | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
9. Melakukan Non Aktif PTK (SM04) dan Ijin Belajar (SM07)
PTK sanggup dinonaktifkan dengan alasan pensiun, meninggal dunia, mengundurkan diri, tidak memenuhi syarat, atau lantaran lain dengan cara menerbitkan SM04. Sedang bagi yang cuti kiprah berguru dicetakkan SM07.
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti kiprah belajar, Kepala Madrasah atau Operator Madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
| Non Aktif PTK dan Ijin Tugas Belajar | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Kapan Saja |
| Keterangan | Jika diperlukan |
10. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)
Pejabat sekolah yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga Kepala Sekolah hanya perlu melaksanakan tahap ini jikalau terdapat perubahan.
Pejabat ini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka.
Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Setelah tercetak S30 usikan ke Admin Kab/Kota.
| Mengangkat Pejabat Sekolah | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
11. Mengangkat Wali Kelas
Wali kelas yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan oleh Kamad/Operator jikalau terdapat perubahan wali kelas atau rombongan belajar.
Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator dengan masuk ke layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.
| Mengangkat Wali Kelas | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
12. Edit Ekuivalensi Guru
Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan dihitung sebagai beban kerja sebesar 1 - 2 jam ekuivalen.
Untuk melaksanakan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui ke layanan Madrasah (Admin). Selanjutnya pilih sajian Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.
| Edit Ekuivalensi Guru | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
13. Edit JTM Guru BK/TIK
Agar jam tatap muka guru BK/TIK sanggup otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, harus melaksanakan edit JTM guru BK/TIK.
Edit JTM Guru BK/TIK ini dilakukan oleh Kamad atau Operator melalui layanan Madrasah (Admin). Pilih sajian Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
| Edit JTM Guru BK/TIK | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika mempunyai guru BK/TIK |
14. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian aktivitas kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi kiprah Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK sanggup ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan sajian Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui sajian keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui layanan Madrasah (Admin) dengan mengklik sajian Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.
| Isi Jadwal Kelas Mingguan | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | - |
15. Cek Analisa Tunjangan
Setelah tahapan pengisian aktivitas mengajar, edit JTM guru BK/TIK, edit ekuivalensi guru, pengangkatan wali kelas dan pejabat madrasah, setiap PTK hendaknya mengecek analisa kelayakan di akun masing-masing. Ini terutama bagi guru akseptor TPG, Tunjangan Intensif, dan pemberian lainnya.
Setelah semuanya benar dan sesuai, Kepala Madrasah sanggup melanjutkan ke tahapan berikutnya yakni pengajuan Keaktifan Kolektif.
| Cek Analisa Tunjangan | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | - |
16. Ajuan Keaktifan Kolektif (S25)
Setelah tahapan-tahapan sebelumnya terselesaikan, sekarang saatnya Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a). Setelah diajukan, maka beberapa fitur akan otomatis terkunci oleh sistem sehingga tidak sanggup dilakukan perubahan kembali.
Untuk melaksanakan proposal Keaktifan Kolektif, kepala madrasah masuk ke akun PTK-nya kemudian pada sajian Keaktifan, klik tombol Ajukan Verval sampai tercetak form S25a.
Ajukan form S25a ke admin Kab/Kota untuk menerima persetujuan sampai diterbitkan form S25b. Setelah itu, tombol proposal verval akan bermetamorfosis "Cetak Kartu". Lakukan penyetakan kartu GTK.
Pastikan melaksanakan pengarsipan form S25a dalam bentuk soft copy dan hard copy. Karena biasanya dalam beberapa keperluan dibutuhkan untuk melampirkan form ini. Sedang jikalau telah disetujui. form S25a tidak sanggup dicetak ulang.
| Ajuan Keaktifan Kolektif (S25) | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | - |
| Keterangan | - |
17. Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c)
Setelah Ajuan Keaktifan Kolektif disetujui oleh Admin Kab/Kota, tahapan selanjutnya ialah Ajuan SKMT dan SKBK yang dilakukan oleh setiap PTK. Pada tahapan ini yang pertama kali dilakukan ialah masing-masing PTK mencetak Ajuan SKMT.
SKMT sendiri terdiri tas tiga jenis, yaitu S29a (ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk), S29b (ajuan SKMT bagi guru yang mempunyai madrasah non induk kemenag), dan S29c (ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud).
Untuk mencetak S29a, S29b, dan S29c, PTK masuk ke akunnya dan mengklik menu SKBK & SKMT. Di pecahan kanan, klik 'Cetak Surat'.
| Ajuan SKMT | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah S25a disetujui |
| Keterangan | - |
18. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)
Setelah guru melaksanakan Ajuan SKMT (S29a. S29b, dan S29c), kepala madrasah melaksanakan pengakuan dan evaluasi SKMT di akunnya. Caranya kepala madrasah masuk ke akunnya (layanan PTK) lalu pilih sajian SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai. Lakukan evaluasi sampai tercetak Form Lampiran S29a.
| Pengesahan & Penilaian SKMT | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | Setelah PTK mengajukan SKMT |
| Keterangan | - |
19. Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)
Setelah kepala madrasah melaksanakan pengakuan dan evaluasi SKMT maka pada sajian "SKBK & SKMT" di akun masing-masing PTK akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Jika belum muncul berarti kepala madrasah belum melaksanakan penilaian.
Cetak S29d (Pengantar Pengajuan SKBK) dan usikan ke Admin kabupaten/kota dengan dilengkapi S29a, S29b dan S29c (bagi yang mempunyai non induk) dan Lampiran S29a, S29b, S29c untuk mendapatkan persetujuan SKBK.
Persetujuan SKBK ditandai dengan munculnya tombol Cetak SKBK (S29d) di akun masing-masing PTK pada sajian "SKBK & SKMT". Cetak S29d tersebut.
| Cetak Pengantar SKMT (S29d) | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah SKMT dinilai Kepala Madrasah |
| Keterangan | - |
20. Mengajukan Dispensasi Kelayakan
Bagi beberapa guru dengan kasus tertentu, SKBK yang dicetak menyatakan jikalau tidak layak mendapatkan tunjangan. Penyebabnya sanggup jadi lantaran rasio guru : siswa yang tidak terpenuhi. Bagi yang tidak memenuhi syarat sanggup mengajuka Dispensasi Kelayakan.
Terkait dispensasi, baca: Dispensasi untuk Rasio Guru Siswa di RA/Madrasah
| Mengajukan Dispensasi Kelayakan | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah SKBK keluar |
| Keterangan | Jika diperlukan |
21. Absensi Elektronik
Tugas dan tanggung jawab kepala madrasah berikutnya ialah melaksanakan ketidakhadiran kehadiran guru setiap hari. Meski harian, ketidakhadiran kehadiran sanggup dilakukan sekaligus untuk beberapa hari ke belakang dalam bulan tersebut.
Cara melaksanakan pengisian Absensi Kehadiran Guru ialah sebagai berikut:
- Kepala Madrasah atau Operator Madrasah login ke layanan Simpatika "Madrasah"
- Klik sajian "Pendidik & Tenaga Kependidikan"
- Klik submenu "Absensi" kemudian submenu "Lihat Absensi - Absensi Guru"
- Untuk menentukan hari dan tanggal yang diinginkan klik tombol panah kanan dan kiri atau gambar kalender
- Untuk mengedit kehadiran, pilih tanggal (sebagai nomor 6 di atas) kemudian klik tombol panah ke bawah di ujung kanan nama guru yang bersangkutan.
- Di hari terakhir setiap bulan (atau setelahnya), sanggup dicetak Rekap Absensi (S35). Namun pengeditan kehadiran hanya sanggup dilakukan di bulan tersebut saja.
| Entri Absensi Kehadiran Elektronik | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Setiap Hari |
| Keterangan | Bisa dientri beberapa hari kebelakang sekaligus selagi masih dalam bulan berjalan |
22. Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan)
S35 atau Rekap Absensi Kehadiran Guru sanggup dicetak untuk setiap bulannya. Menunya terdapat di akun Kepala Madrasah (Layanan Madrasah) pada sajian "Pendidik & Tenaga Kependidikan" >> "Absensi" >> "Lihat Absensi - Absensi Guru" >> Tombol Cetak.
Penyetakan sanggup dilakukan setiap hari terakhir bulan tersebut atau setelahnya dan sanggup dicetak berulang kali.
| Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan) | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Mulai hari terakhir tiap bulan |
| Keterangan | - |
23. Cetak SKAKPT (S36c/d)
Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT terdiri atas S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS). Diterbitkan secara otomatis setiap bulan bagi guru-guru yang layak mendapatkan tunjangan.
Untuk mencetaknya, PTK cukup login ke akunnya masing-masing kemudian mengklik sajian "SKAKPT" sampai muncul daftar SKAKPT perbulannya. Silakan klik gambar printer pada bulan yang diinginkan.
Baca: Aturan Terbaru Terkait Penerbitan SKAKPT (S36c/d) | Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPT di Simpatika
| Cetak SKAKPT | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Mulai tanggal 7 bulan berikutnya |
| Keterangan | - |
24. Mengangkat Operator Madrasah
Untuk membantu Kepala Madrasah dalam mengelola akun Simpatika Layanan Madrasah, Kepala Madrasah sanggup mengangkat operator madrasah. Pada akun Operator Madrasah akan muncul dua jenis layanan yakni Layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin). Layanan PTK untuk mengelola akun pribadinya, sedang Layanan Madrasah untuk mengelola akun sekolah mulai dari pengelolaan siswa, pengaturan aktivitas mengajar, sampai ketidakhadiran kehadiran guru.
Tanggung jawab pengelolaan akun Layanan Madrasah (Admin) tetap pada Kepala Madrasah. Operator hanya bersifat membantu secara teknis saja.
Untuk mengangkat seorang operator madrasah, Kepala Madrasah masuk ke Simpatika dengan memakai username ID Madrasah. ID Madrasah berupa 8 digit angka. Jika lupa ID Madrasah dan password, silakan menghubungi admin Kab/Kota.
| Mengangkat Operator Madrasah | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |
25. Reset Password PTK (Kepala Madrasah)
Password setipa PTK di madrasah sanggup direset oleh Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah melalui akun simpatika layanan Madrasah (Admin). Karena itu jikalau ada PTK yang lupa username dan password untuk login ke Simpatika silakan dilakukan reset password.
Baca: 2 Cara Reset Password Simpatika yang Lupa
| Reset Password PTK | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |
Advertisement